La gestión del tiempo es la base del éxito en cualquier disciplina, por eso es primordial saber en qué lo invertimos. De ese modo podremos establecer nuestras metas sabiendo exactamente cuánto tiempo podremos dedicarle.
Administrar el tiempo hace que el trabajo sea más satisfactorio y nos mantiene motivados y enérgicos en el trabajo.
¿Sabemos en qué invertimos nuestros tiempo?
Aunque parezca sencillo, a veces no somos conscientes de nuestro modo de gestionar las urgencias, las tareas importantes, las distracciones.
Te invito a darle un vistazo a unas sencillas frases y reflexionar en qué grado las aplicas a tu trabajo diario.
- Realizo mis tareas en orden de prioridad.
- Consigo completar las tareas importantes cada día.
- Soy capaz de cumplir los plazos previstos.
- Realizo una planificación mensual/ anual de tareas.
- Soy capaz de completar las tareas difíciles o poco atractivas sin posponerlas.
- Me preparo una lista diaria/semanal de cosas para hacer.
- Soy capaz de cumplir los plazos sin correr en el último momento.
- Puedo eludir las interrupciones que me distraen de mis tareas prioritarias.
- Tengo un calendario semanal de tareas previstas.
- En mi calendario semanal tengo asignado tiempo de relax y salidas con amigos.
- Conozco mis momentos de mayor energía del día y lo reservo para completar las tareas más importantes.
- Periódicamente evalúo la dirección de mis acciones en relación a mis metas.
- Tengo una idea clara de lo que quiero conseguir a lo largo del próximo semestre.
- Soy capaz de trabajar concentrado/a sin mirar el móvil.
- Tengo maneras efectivas de autogestionar mi motivación.
Los ladrones de tiempo
Reflexionar sobre las frases anteriores nos ayuda a tomar consciencia del modo en que a veces, nos dejamos llevar por la inmediatez o las necesidades de otros.
Cada día necesitamos sortear a los “ladrones de tiempo externos”: llamadas, reuniones, interrupciones, personas que requieren nuestra atención, algún imprevisto, condiciones económicas cambiantes, etc. Sin embargo, los peores ladrones de tiempo no son los externos, sino los internos, porque nos afectan directamente en el estado de ánimo. Veamos algunos de ellos:
- No hemos establecido objetivos reales y concretos.
- Nos falta planificación diaria, mensual, anual.
- Falta de asertividad, cualquiera puede interrumpir nuestro trabajo.
- Tenemos desorden en nuestra mesa de trabajo.
- Sentimos miedo a delegar tareas que puede hacer otra persona.
- Tenemos tendencia a la dilación (procrastinación), es decir, a dejar para mañana lo que podemos hacer hoy.
- Padecemos de excesivo perfeccionismo que nos lleva a dilatar los plazos previstos.
- No gestionamos el estrés, lo cual nos produce fatiga física, emocional y mental.
- No contamos con autodisciplina.
- Falta de confianza en nuestro proyecto.
- A menudo nos asalta la falta de Motivación
¿Por qué son importantes las habilidades de gestión del tiempo?
Cuando somos capaces de saber cuándo y en qué invertimos nuestro tiempo, somos capaces también de planificar y anticiparnos a las dificultades. Esto nos ayuda a gestionar la administración de los plazos y lo más importante: reduce el estado de inquietud.
- Reducimos el estrés y la ansiedad.
- Disminuye el miedo al fracaso.
- Aumenta la preparación y mejora su confianza.
- Restringe las tareas de nivel mediocre.
- La preparación hace que los imprevistos se resuelvan con mayor celeridad.
La Matriz de Stephen Covey
Una de las herramientas más populares entre los empresarios para gestionar el tiempo es la teoría de Stephen Covey, quien creó una matriz en la que ubica las actividades de una empresa:
- Tareas Importantes
- Tareas Urgentes
- Tareas No Importantes
- Tareas No Urgentes
De las 4 combinaciones posibles tendremos:
Tareas Importantes - Urgentes
Aquí ubicamos las emergencias, los imprevistos y las actividades que están sometidas a un plazo preestablecido.(Por ejemplo un corte de la electricidad). Covey recomienda realizar estas tareas de inmediato (Hazlo ya)
Tareas Importantes – No Urgentes
Dentro del segundo escalón tenemos actividades importantes pero que no están sometidas a un condicionamiento temporal. (Conservar un tiempo para el descanso, la redacción de informes o contactar con un cliente para cerrar una venta). Según Covey podemos programar la ejecución de esa tarea con antelación.
Tareas No Importantes – Urgentes
Aquí podemos encontrar todas aquellas actividades que requieren una resolución inmediata, pero pueden ser delegadas, como interrupciones, reuniones, correos o realizar una llamada para verificar el suministro de algún producto.
Tareas No Importantes – No Urgentes
La cuarta división está asignada a las actividades que forman parte del trabajo diario aunque son acciones completamente irrelevantes , tales como revisar la bandeja de correos cada 5 minutos o seguir una conversación por redes sociales. Es el cuadrante donde perdemos el tiempo y nos refugiamos cuando nos agobian los cuadrantes I y III.
Tal como lo afirma Covey: “El desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos.”
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